Panduan Penggunaan

Mengaktifkan akun untuk pertama kali

1. Buka email berjudul Aktifkan akun TimKita Anda. Email ini dikirim otomatis oleh sistem setelah HR membuat akun Anda.
2. Tekan tombol Buat Kata Sandi di email tersebut.
3. Buat kata sandi baru, minimal 8 karakter, lalu ketik ulang di kolom kedua.
4. Tekan Simpan & Aktifkan Akun.
5. Setelah muncul Kata sandi Anda sudah dibuat, tekan Masuk ke TimKita dan masuk dengan email serta kata sandi tadi.

• Tautan di email berlaku 7 hari dan hanya bisa dipakai sekali.
• Kalau muncul Tautan sudah kedaluwarsa atau Tautan tidak dikenali, minta HR mengirim ulang undangan. Sistem akan mengirim email baru; buka yang terbaru.
• Kalau muncul Tautan ini sudah dipakai, berarti kata sandi Anda sudah dibuat. Langsung masuk saja.

Masuk

1. Buka aplikasi TimKita, atau buka TimKita di browser.
2. Isi Email dan Kata Sandi, lalu tekan Masuk.

Lupa kata sandi

• Hubungi HR untuk menyetel ulang kata sandi Anda. Setelah itu, sistem otomatis mengirim email berjudul Setel ulang kata sandi TimKita Anda.
• Tekan Buat Kata Sandi Baru di email itu, buat kata sandi baru, lalu tekan Simpan Kata Sandi Baru.
• Kata sandi lama langsung tidak berlaku sejak HR menyetel ulang.

Kalau tidak bisa masuk

Muncul Email atau password salah.

Periksa kembali email dan kata sandi Anda, termasuk huruf besar dan kecil.

Muncul Terlalu banyak percobaan masuk yang gagal.

Tunggu beberapa menit sesuai yang tertulis, lalu coba lagi. Kalau tetap lupa, hubungi HR.

Muncul Akun Anda nonaktif.

Hubungi HR untuk mengaktifkan kembali akun Anda.

Sudah bisa masuk, tetapi muncul Akun ini belum tertaut ke data karyawan.

Akun Anda belum dihubungkan dengan data kepegawaian Anda, jadi absen dan pengajuan belum bisa dipakai. Hubungi HR.

Pertama kali memakai aplikasi di ponsel

• Setelah masuk, aplikasi meminta izin notifikasi. Izinkan supaya Anda mendapat kabar saat pengajuan disetujui atau ditolak, dan pengingat absen.
• Saat pertama kali absen, aplikasi meminta izin lokasi dan kamera. Keduanya wajib diizinkan untuk absen.
• Kalau sempat menolak, buka pengaturan ponsel, cari aplikasi TimKita, lalu izinkan lokasi dan kamera.
• Di browser, izin lokasi dan kamera diminta saat Anda membuka halaman absen. Notifikasi hanya tersedia di aplikasi.

Yang paling sering dipakai

• Beranda: kartu absen di bagian atas, lalu pintasan seperti Izin & Cuti, Lembur, Reimbursement, Slip Gaji, dan Kehadiran.
• Pengajuan (tombol di tengah): tempat membuat pengajuan baru, yaitu Izin & Cuti, Kehadiran, Lembur, Reimbursement, Ubah Jadwal, Ubah Data Diri, dan Mutasi.
• Pintasan di Beranda membuka daftar pengajuan yang pernah Anda buat. Dari daftar itu, tombol Ajukan juga membuka formulir baru.

Arti status pengajuan

• Diajukan: sedang menunggu keputusan HR. Selama masih begini, pengajuan bisa diubah atau ditarik.
• Disetujui atau Ditolak: HR sudah memutuskan. Kalau ditolak, alasannya tertulis di pengajuan.
• Dibatalkan: Anda sendiri yang menarik pengajuan itu.

Absen masuk

1. Di Beranda, tekan Clock In.
2. Tunggu sampai peta dan jarak Anda ke kantor muncul. Kalau lokasinya belum tepat, tekan Perbarui lokasi.
3. Tekan Lanjutkan.
4. Posisikan wajah di dalam garis oval. Kalau perlu, tulis catatan singkat, misalnya "kunjungan klien".
5. Tekan Kirim. Foto langsung diambil dan dikirim.
6. Halaman hasil absen akan muncul. Tekan Selesai untuk kembali, atau Simpan hasil absen untuk menyimpannya sebagai gambar.

Absen pulang

1. Di Beranda, tekan Clock Out. Tombol ini baru bisa ditekan setelah Anda absen masuk.
2. Langkahnya sama: pastikan lokasi, tekan Lanjutkan, foto wajah, lalu Kirim.

• Untuk shift malam yang selesai lewat tengah malam, absen pulang tetap masuk ke tanggal absen masuknya.

Arti keterangan di halaman hasil

• Wajah sedang diverifikasi…: absen Anda sudah tersimpan dan wajah sedang dicocokkan. Tunggu sebentar, halaman akan berubah sendiri.
• Disetujui: wajah cocok dan absen langsung disetujui.
• Menunggu Persetujuan: absen tersimpan dan tinggal diperiksa HR. Ini bisa terjadi kalau wajah kurang jelas atau foto wajah Anda belum terdaftar. Anda tidak perlu absen ulang.
• Ditolak: absen tidak dihitung. Alasannya tertulis di bawahnya.

Kalau ada kendala

• Saat izin atau cuti sehari penuh, Anda tidak perlu absen.
• Saat izin setengah hari, absen seperti biasa. Jam kerja Anda hari itu tertulis di kartu Beranda.

Tombol Lanjutkan tidak bisa ditekan karena Anda di luar area kantor.

Absen hanya bisa dilakukan di sekitar kantor tempat Anda bekerja. Mendekatlah ke kantor, lalu tekan Perbarui lokasi. Kalau titik kantornya keliru, hubungi HR.

Lokasi tidak terbaca.

Nyalakan lokasi (GPS) di ponsel dan izinkan aplikasi atau browser memakai lokasi, lalu tekan Perbarui lokasi. Kalau sedang di dalam gedung, coba pindah ke dekat jendela.

Kamera tidak bisa dibuka.

Izinkan aplikasi atau browser memakai kamera. Tutup aplikasi lain yang sedang memakai kamera, lalu coba lagi.

Muncul keterangan bahwa kantor Anda sudah dinonaktifkan.

Hubungi HR supaya penempatan kantor Anda diperbarui.

Lupa absen, atau absen ditolak padahal Anda bekerja.

Ajukan perbaikannya lewat Pengajuan Kehadiran. Caranya ada di bagian berikutnya.

Melihat riwayat kehadiran

1. Di Beranda, pilih Kehadiran.
2. Pilih bulan dengan tombol panah. Ringkasan jumlah hari ada di bagian atas.
3. Tab Rekap harian menampilkan keterangan setiap hari. Tab Aktivitas absensi menampilkan setiap absen masuk dan pulang.

• Keterangan yang mungkin muncul: Hadir, Terlambat, Pulang Cepat, Tidak Lengkap (absen masuk atau pulangnya kurang), Alpa (tidak absen di hari kerja), Libur, Izin/Cuti, dan Butuh Tinjauan (sedang diperiksa HR).
• Kalau ada hari yang absennya kurang, akan muncul tombol Ajukan Clock In atau Ajukan Clock Out untuk langsung mengajukan perbaikannya.

Mengajukan izin atau cuti

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Izin & Cuti.
2. Pilih Jenis Izin/Cuti.
3. Isi tanggal Mulai dan Selesai. Kalau hanya satu hari, isi tanggal yang sama.
4. Tambahkan lampiran kalau diminta. Keterangan (wajib) atau (opsional) ada di samping tulisan Lampiran. Tekan Pilih berkas untuk memotret atau memilih berkas.
5. Tulis Alasan kalau perlu.
6. Periksa lama izin atau cuti di bagian Lama, lalu tekan Ajukan.

• Untuk sebagian besar jenis, hari libur yang ada di antara tanggal mulai dan selesai tidak ikut dihitung. Jumlahnya disebut di bagian Lama.
• Kalau masih ada yang kosong, tulisan Belum diisi di atas tombol akan menyebutkannya.

Izin setengah hari

1. Isi tanggal Mulai dan Selesai dengan tanggal yang sama, lalu centang Setengah hari. Pilihan ini hanya muncul untuk jenis yang membolehkan setengah hari.
2. Pilih Sebelum istirahat kalau Anda datang lebih siang, atau Sesudah istirahat kalau Anda pulang lebih awal.
3. Isi Jam masuk (untuk sebelum istirahat) atau Jam pulang (untuk sesudah istirahat). Tekan kolomnya, putar jam dan menitnya, lalu tekan Pakai.
4. Pilih jam sesuai batas yang tertulis di bawah kolom, misalnya "Antara 08.01 dan 13.00". Kalau di luar batas, tulisannya berubah merah dan pengajuan belum bisa dikirim.

• Saldo cuti tetap berkurang setengah hari, berapa pun jam yang Anda pilih.
• Terlambat atau pulang cepat di hari itu dihitung dari jam yang Anda pilih.

Mengubah atau menarik pengajuan

1. Buka Izin & Cuti dari Beranda, lalu pilih pengajuannya.
2. Tekan Ubah pengajuan untuk mengubah isinya, lalu simpan. Lampiran juga bisa ditambah atau dihapus di sini.
3. Kalau tidak jadi, tekan Tarik pengajuan, lalu konfirmasi. Pengajuan yang sudah ditarik tidak bisa dikembalikan.

• Mengubah dan menarik hanya bisa selama pengajuan masih Diajukan. Kalau sudah diputuskan, hubungi HR.
• Keputusan dan catatan dari HR bisa dilihat di tab Persetujuan.

Melihat sisa cuti

1. Buka Izin & Cuti dari Beranda, lalu pilih Saldo Cuti.

• Angka besar adalah sisa cuti Anda hari ini.
• Tulisan terjadwal berarti cuti yang sudah disetujui untuk tanggal yang belum tiba. Sisa cuti baru berkurang setelah tanggal itu lewat.
• Jenis yang tidak punya jatah, misalnya izin atau sakit, tidak muncul di sini, tetapi tetap bisa diajukan.

Kalau pengajuan tidak bisa dikirim

Muncul keterangan bahwa seluruh tanggal jatuh di hari libur.

Tanggal yang Anda pilih bukan hari kerja, jadi tidak ada yang perlu diajukan.

Muncul keterangan bahwa jenis itu dibatasi beberapa hari per pengajuan.

Bagi menjadi beberapa pengajuan, atau tanyakan ke HR.

Muncul keterangan bahwa jenis itu mewajibkan lampiran.

Tambahkan bukti, misalnya surat dokter, lalu kirim lagi.

Muncul Jam masuk harus antara … atau Jam pulang harus antara ….

Pilih jam sesuai batas yang disebutkan. Batasnya mengikuti jadwal kerja Anda di tanggal itu.

Jenis izin atau cuti yang Anda cari tidak ada.

Jenis itu belum berlaku untuk Anda. Hubungi HR.

Mengajukan

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Kehadiran. Bisa juga lewat tombol Ajukan Clock In atau Ajukan Clock Out di halaman Kehadiran, yang langsung mengisi tanggalnya.
2. Pilih Tanggal absen.
3. Pilih Yang diajukan: Keduanya, Clock In saja, atau Clock Out saja.
4. Isi Jam clock in dan/atau Jam clock out. Tekan kolomnya, putar jam dan menitnya, lalu tekan Pakai.
5. Tulis Alasan, misalnya "lupa absen" atau "ponsel mati".
6. Tambahkan lampiran sebagai bukti. Lampiran wajib, minimal satu.
7. Tekan Ajukan.

• Kalau jam pulang lebih awal dari jam masuk, jam pulang dianggap keesokan harinya, seperti shift malam.
• Satu tanggal hanya bisa punya satu pengajuan yang menunggu keputusan. Kalau ada yang perlu diperbaiki, ubah pengajuan yang sudah ada.

Mengajukan untuk hari ini atau hari berikutnya

• Pengajuan yang sudah disetujui untuk hari yang belum selesai bertuliskan Menunggu harinya selesai. Absennya baru dicatat setelah hari itu lewat.
• Kalau di hari itu Anda tetap absen sendiri, pengajuannya otomatis batal. Aplikasi akan menanyakannya dulu sebelum Anda absen.

Mengubah atau menarik pengajuan

1. Buka Kehadiran dari Beranda, tekan Pengajuan di kanan atas, lalu pilih pengajuannya.
2. Tekan Ubah pengajuan atau Tarik pengajuan.

• Mengubah hanya bisa selama masih Diajukan. Menarik juga masih bisa untuk pengajuan yang sudah disetujui tetapi absennya belum dicatat.

Mengajukan lembur

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Lembur.
2. Pilih Jenis lembur dan Tanggal lembur.
3. Di bagian Setelah shift berakhir, isi Durasi lembur dan Istirahat saat lembur dalam jam dan menit.
4. Kalau Anda juga lembur sebelum jam kerja, tekan Tambah lembur sebelum shift, lalu isi dengan cara yang sama.
5. Periksa total lembur Anda di baris Lembur bersih setelah dikurangi istirahat.
6. Tulis Alasan lembur kalau perlu, lalu tambahkan lampiran sebagai bukti. Lampiran wajib.
7. Tekan Ajukan.

• Kalau jenis lembur punya batas per hari, batasnya tertulis di bawah pilihan jenis, termasuk yang sudah terpakai di tanggal itu.
• Waktu istirahat tidak boleh lebih lama dari lemburnya.

Mengubah atau menarik pengajuan

1. Buka Lembur dari Beranda, lalu pilih pengajuannya.
2. Tekan Ubah pengajuan atau Tarik pengajuan. Keduanya hanya bisa selama pengajuan masih Diajukan.

Kalau pengajuan tidak bisa dikirim

Muncul Belum ada jenis lembur yang aktif.

Hubungi HR sebelum mengajukan.

Muncul keterangan bahwa lembur jenis itu dibatasi per hari.

Total lembur Anda di tanggal itu melebihi batas. Kurangi durasinya atau tanyakan ke HR.

Mengajukan reimbursement

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Reimbursement.
2. Pilih jenis reimbursement dan tanggalnya.
3. Di bagian Rincian, isi keperluan dan jumlah biayanya. Tekan Tambah rincian kalau ada lebih dari satu. Totalnya dihitung otomatis.
4. Isi Deskripsi, misalnya "perjalanan dinas ke Surabaya".
5. Di bagian Struk, tekan Pilih struk dan tambahkan minimal satu struk.
6. Tekan Ajukan.

Mengubah, mengganti struk, atau menarik

1. Buka Reimbursement dari Beranda, lalu pilih pengajuannya.
2. Tekan Ubah reimbursement untuk mengubah isi atau struknya.
3. Untuk mengganti struk, tambahkan struk baru dulu dengan Tambah struk, baru hapus yang lama. Setiap pengajuan harus selalu punya minimal satu struk.
4. Kalau tidak jadi, tekan Tarik reimbursement selama masih Diajukan.

• Pengajuan yang Ditolak masih bisa diperbaiki lalu dikirim lagi, tetapi tidak bisa ditarik.
• Pengajuan yang sudah Disetujui atau sudah ditarik tidak bisa diubah. Buat pengajuan baru kalau masih diperlukan.

Mengganti shift sendiri

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Ubah Jadwal.
2. Di Jenis, pilih Ubah jadwal.
3. Pilih Tanggal Anda, lalu Shift yang diminta.
4. Tulis Alasan, lalu tekan Ajukan. Pengajuan langsung diteruskan ke HR.

Bertukar jadwal dengan rekan

1. Tekan Pengajuan di menu bawah, lalu pilih Ubah Jadwal.
2. Di Jenis, pilih Tukar jadwal.
3. Pilih Tanggal Anda, Rekan, dan Tanggal rekan. Tanggalnya boleh berbeda.
4. Tulis Alasan, lalu tekan Ajukan.

• Rekan Anda akan menerima pemberitahuan Ajakan tukar jadwal. Selama rekan belum menjawab, keterangannya Menunggu Rekan.
• Kalau rekan setuju, pengajuan diteruskan ke HR untuk diputuskan. Kalau rekan menolak, pengajuan selesai dengan keterangan Ditolak.
• Shift yang Anda dapat mengikuti jadwal rekan di tanggal itu, jadi tidak perlu dipilih.
• Yang bisa diajak bertukar hanya rekan di unit kerja yang sama.

Kalau Anda yang diajak bertukar

1. Buka pemberitahuan Ajakan tukar jadwal di Inbox.
2. Periksa tanggal dan shift yang akan Anda dapat.
3. Tekan Setuju atau Tolak.

Menarik pengajuan

• Buka pengajuannya, lalu tekan Tarik pengajuan. Ini bisa dilakukan selama masih Menunggu Rekan atau Diajukan.
• Pengajuan jadwal tidak bisa diubah. Kalau ada yang salah, tarik lalu ajukan ulang.
• Jadwal di tanggal yang sudah ada catatan absennya tidak bisa diubah lagi.

Melihat dan mengunduh slip

1. Di Beranda, pilih Slip Gaji. Bisa juga lewat menu Akun.
2. Pilih periode yang ingin dilihat.
3. Di halaman slip terlihat Penerimaan, Potongan, dan jumlah yang Diterima.
4. Tekan Unduh PDF untuk menyimpan slip. Di aplikasi, slip bisa langsung disimpan atau dibagikan dari menu yang muncul.

• Kalau tertulis Belum ada slip, berarti belum ada slip yang diterbitkan HR untuk Anda.
• Nomor rekening hanya ditampilkan sebagian demi keamanan.
• Data gaji, pajak, dan BPJS Anda bisa dilihat di menu Akun, bagian Gaji.

Mengganti kata sandi

1. Buka Akun, lalu pilih Kata Sandi.
2. Isi Kata Sandi Saat Ini, lalu Kata Sandi Baru (minimal 8 karakter), dan ketik ulang di Ulangi Kata Sandi Baru.
3. Tekan Simpan.

• Setelah kata sandi diganti, perangkat lain yang sedang memakai akun Anda otomatis keluar.

Memeriksa perangkat yang sedang masuk

1. Buka Akun, lalu pilih Akun di bagian Keamanan.
2. Lihat daftar Perangkat yang sedang masuk. Perangkat yang sedang Anda pakai bertuliskan Perangkat ini.
3. Kalau ada perangkat yang tidak Anda kenal, tekan Keluarkan di perangkat itu, atau Keluarkan semua perangkat lain. Setelah itu, ganti kata sandi Anda.

Mengganti foto profil

1. Buka Akun, lalu Profil Saya.
2. Ambil foto baru atau pilih dari galeri, lalu atur posisinya.
3. Tulis alasannya, lalu kirim pengajuannya.

• Foto baru tampil setelah disetujui HR. Sampai saat itu, foto lama tetap dipakai.
• Foto profil juga dipakai untuk mencocokkan wajah saat absen, jadi pakai foto wajah yang jelas.

Bahasa dan keluar

• Untuk mengganti bahasa, buka Akun, pilih Bahasa, lalu pilih Bahasa Indonesia atau English.
• Untuk keluar, tekan Keluar di bagian paling bawah menu Akun.

Yang perlu diketahui

• Angka di ikon Inbox menunjukkan jumlah pemberitahuan yang belum dibaca.
• Pilih salah satu pemberitahuan untuk membacanya, lalu tekan Lihat detail untuk membuka pengajuan yang dimaksud.
• Tombol Tandai dibaca (di browser tertulis Tandai) menandai semua pemberitahuan sebagai sudah dibaca.
• Di aplikasi, pemberitahuan juga muncul di layar ponsel, termasuk pengingat absen. Pastikan izin notifikasi untuk TimKita sudah diberikan.

Mengirim masukan

1. Buka Akun, lalu pilih Masukan di bagian Bantuan.
2. Tekan Kirim, lalu pilih Ada yang tidak berjalan atau Usul fitur.
3. Ceritakan dengan jelas: apa yang terjadi, di menu mana, dan apa yang Anda harapkan. Minimal 10 karakter.
4. Kalau perlu, tambahkan gambar layar (screenshot) dengan Pilih gambar.
5. Tekan Kirim.

• Versi aplikasi dan jenis ponsel atau browser Anda ikut terkirim, supaya kendalanya lebih mudah diperiksa.
• Setiap tanggapan masuk ke Inbox Anda. Status masukan bisa Diterima, Sedang dikerjakan, Selesai, atau Tidak dilanjutkan.
• Masukan yang sudah terkirim tidak bisa diubah. Kalau ada tambahan, kirim masukan baru.

Yang perlu diketahui

• Jenis, jumlah, dan ukuran berkas yang diterima tertulis di bawah tombol pilih berkas.
• Foto otomatis diperkecil sebelum dikirim, jadi tidak perlu diperkecil sendiri.
• Lampiran hanya bisa dilihat oleh Anda dan petugas yang mengurus pengajuan tersebut, biasanya HR.